Samtalsklimatet är tuffare och aggressivare i dag. Det är inte endast diskussioner på nätet som blivit allt hårdare utan det speglar även det övergripande samtalsklimatet negativt. Samtal i affekt tar och ger dålig energi som resulterar i ohälsa i form av utmattning, stress och oro. I dessa situationer är det viktigare än någonsin att förstå hur man bemöter människor på ett konstruktivt sätt, särskilt när de är upprörda eller arga. Effektivt bemötande kan bidra till att lugna situationer, minska konflikter och bygga starkare, mer positiva relationer.
Jag upplever att det finns för låg kommunikativ kompetens ute på arbetsplatser för att kunna bemöta tuffa situationer i telefon eller face to face. Målsättningen med mina utbildningar är att lära ut verktyg som är enkla att använda direkt efter. Det är inga långa teoripass där deltagarna får endast inspiration och kunskap – utan det är utbildningar som är hands-on: deltagaren får verktyg och prova på plats! Här får du redan nu ta del av av ett av mina bästa tips som hjälper dig att ta ett andetag och tänka till innan du svarar på en fråga eller kliver in i en diskussion:
Bemöt med STAR
Stanna till: andas in ett andetag och var tyst i tre sekunder. Tänk till: vad sa personen eller vad gjorde personen – vad händer? Använd en fråga: ställ en öppen fråga för att få mer information och vinna tid till att förstå t. ex. ”Hur menar du?”. Reagera: svara mottagaren utifrån den information du har fått tydligt och lugnt.
Bemöt med tydlig information
När du besvarar mottagarens behov öka tydligheten i ditt svar med att ge din mottagaren ”steg-för-steg-information” t. ex: ”Det finns två viktiga steg som jag kommer att hjälpa dig med”. Glöm inte att repetera din information för att mottagaren ska komma ihåg det som är viktigt.
Bemöt med en lugn röst
Rösten är extra viktig när du använder telefonen som kommunikationsmedel. Om mottagaren uttrycker sig med en upprörd röst kan du påverka samtalet med att bemöta med en lugn röst, dvs. prata långsamt, vänligt och lägg in konstpauser. Andas tre sekunder emellanåt för att landa i lugnet.
Bemöt med ett lugnt kroppsspråk
Du kan inte ta ansvar över mottagarens sätt att uttrycka sig, men du kan ta ansvar över dig och ditt sätt att uttrycka dig på. Ta kontrollen över dina gester och rörelser. Uttryck dig med få och lugna gester samt långsamma rörelser trots att din spontana känsla och höga puls säger motsatsen.
Bemöt med din favoritfigur
När man blir ifrågasatt och kritiserad under ett samtal är det svårt att inte ta åt sig och känna sig negativt påverkad. För att må bättre och bemöta effektivare prova verktygen som du fått i denna artikel och skapa dig en fantasikaraktär – en favoritfigur! Min är roboten! När jag får de där tuffa samtalen kan jag skydda min ”person” genom att mentalt se mig som en robot som följer checklistan av verktyg för att samtalet ska bli konstruktivt och förhoppningsvis avsluta positivt.
Om mig Nina Buchaus
Nina Buchaus är en inspirerande & pedagogisk föreläsare och utbildare som stärker chefer och medarbetare i kommunikation, bemötande, härskartekniker och retorik. Hon är författare till boken ”Konsten att bli karismatisk – med retorik”. Nina utmanar sig själv och sina deltagare att använda konkreta enkla verktyg för att göra skillnad i resultatet och för att må bättre genom vårt sätt att uttrycka oss.
Information om utbildningen: Bemötande i tuffa situationer" -klicka här!
Tar du för givet att lyssnaren litar på dig? Retorik betyder konsten att övertyga och har metoder som hjälper dig att skapa trovärdighet. Aristoteles uppfann triaden: ethos, logos och pathos, en checklista som ger oss stöd. Denna gång ska jag ge dig en beskrivning på ethos hur du kan göra för att stärka dig.
Ethos – vilken karaktär signalerar du för dina lyssnare - kan man lita på dig?
Det finns många sätt att framställa karaktären av sig själv och sitt budskap. Enligt Aristoteles ska du ha tre karaktärsdrag för att uppfattas som trovärdig:
Fronesis: betyder gott omdöme, det handlar mer om en intellektuell egenskap och innebär att talaren ska vara både kunnig, klok och erfaren.
Areté: är ordet för människors moraliska dygder i den grekiska retoriken; antikens fyra grunddygder: vishet, mod, måttfullhet och hederlighet.
Eunóia: innebär att talaren visar välvilja och omtanke, genom att kommunicera med dem, skapa relation, visa engagemang och empati.
Rent konkret, hur gör jag då för att stärka mitt ethos?
Ethos med Fronesis: Tex. om du ska presentera dig är det viktigt att du kort berättar vad du heter och vad du kan, vad du har gjort tidigare. OBS! Berätta endast vad som är väsentligt, vad behöver de veta för att de ska lita på dig i den specifika situationen. Glöm inte att tala om vad du ska prata om och varför! Håll dig till agendan och klockan!
Ethos med Areté: Ta plats för ditt budskap: visa med ett säkert kroppsspråk, säg något modigt. Uttryck dig med måttfullhet, alltså kortfattat - Voltaire lär ha sagt: "Konsten att tråka ut är att berätta allt." Måttfullhet är också att konstpausa då och då. Visa på hederlighet genom att ta ansvar över dina handlingar.
Ethos med Eunóia: Uttryck dig relationsorienterat: öppet kroppsspråk och öppen röst. Fråga dina lyssnare vad dom förväntar sig av mötet eller presentationen? Lägg in tid för frågor och svar - ta hand om svaren och bekräfta. Le! Se dina kollegor och kunder i ögonen! Berätta något personligt - våga visa dig sårbar på ett starkt sätt.
Kompetensutveckla dig!
Vill du stärka ditt ethos och träna på att ta plats och uttrycka dig tydligt välkommen till min utbildning Retorik och presentationsteknik den 23 april i Stockholm!
Författare till artikeln: Nina Buchaus, Crevi Retorik
Slipp magknip och tunghäfta. Få mer trygghet, tålamod och vaska fram guldkorn i frågestunden
Frågor från lyssnarna är ett naturligt inslag när vi håller en presentation, en utbildning eller ett möte. Under alla år jag har utbildat i presentationsteknik och härskartekniker har jag lagt märke till att mina deltagare har svårt med frågestunden. Det finns flera orsaker till detta - jag har ringat in tre:
Vi tappar kontrollen när vi släpper in någon annan i vår presentation, vårt ämne
Vi tappar tid från vårt planerade upplägg och vår röda tråd
Vi vet inte riktigt hur man gör, allt från vilka frågor man ska prioritera, hur man avbryter långrandig fråga osv.
Dessa tre frågor och svar ger dig en grund till att hantera Q&A muntligt
1. Varför blir jag irriterrad och nervös när jag får en fråga? När du framför ett budskap ser du det i ditt perspektiv: du är insatt i ämnet och har planerat upplägget, frågan känns som att du blir störd i ditt resonemang och tappar kontrollen. Du får svårt att hitta tillbaka till din röda tråd, du känner att frågan låter kritisk - dessa faktorer kan skapa irritation och nervositet.
Svar och tips: Ändra ditt förhållningssätt. Frågor är positivt. Inga frågor: är negativt. Frågor visar på engagemang, dialog och fördjupning av ditt ämne. Kort och gott ändra till en positiv attityd och rusta dig med fler verktyg för att briljera i frågestunden.
2. Måste jag ha en frågestund - när ska jag ha den i så fall? Du kanske tycker att ditt budskap är så tydligt att lyssnaren borde väl ha hyfs och "lyssna klart" då sparar ni också tid. När du presenterar ett budskap sätter du igång en tankeprocess hos lyssnaren: hen vill förstå, kunna lägga till sin erfarenhet och kunskap, känna sig fri att fråga och motsätta sig om hen inte håller med dig.
Svar och tips: Svar ja - du måste ha en frågestund. Planera in en muntlig Q&A. Kort presentation=frågor på slutet. Lång presentation=frågor under tiden eller efter avsnitt. Informera vad som gäller i din inledning och HUR de ska ställa frågan: en fysisk handuppräckning är att rekommendera, eller 🤚Du kan även ge dina deltagare möjlighet att mejla in sina frågor i förväg, eller i chatten om det är digitalt.
3. Hur avbryter jag frågvisa personer på ett proffsigt sätt? Om frågorna haglar över dig eller om du har långrandiga frågvisa personer behöver du fatta tyglarna och bestämma takten - annars kan tiden och din presentation skena iväg. Dina deltagare får förtroende för dig när du avbryter på ett snyggt sätt.
Svar och tips: Om du ska avbryta en fråga behöver du ställa dig två frågor: 1. Kan den ge nytta till presentationen och stämningen? 2. Har ni tid med frågan? Om svaret är nej på båda är det läge att avbryta - proffsigt. Avbryt personen med ett vänligt men tydligt ord tex: "Jag uppskattar att ni ställer frågor men jag avbryter här för att vi behöver gå vidare/sammanfattta/avsluta". Säg det med en bestämd röst, bestämd blick och en bestämd gest.
Avslutningsvis. Vill du bli en stjärna på frågestunden? Gå in och kika på denna kurs. Och glöm inte att frågorna också ger en fingervisning i hur lyssnaren uppfattar din presentation. Du får information som kan vara guld värd!
Under ett internationellt toppmöte i FN:s högkvarter hösten 1960 avbröt sovjetledaren Nikita Chrusjtjov diskussionen med ett bankade i bordet med sin sko! Chrusjtjov tappade fattningen och avbröt den pågående diskussionen med sin skoattack där FN:s generalsekreterare Dan Hammarskjöld deltog. Lär dig att behärska konsten att avbryta så slipper du ta av dig skorna.
När du talar, håller presentationer, leder möten eller framför din åsikt behöver du visa på flera roller av dig. En roll är att du visar omtanke, en annan är att hålla ordning och reda. Du är som en dirigent som sveper fram över din orkester med pinnen som visar på takt, insatser och ton. Som talare behöver du behärska vissa grundregler med pinnen:
Att alla känner sig bekräftade
Att tider och pauser hålls
Att alla får komma till tals i turodning
Att ni håller er till ämnet och syftet
Att du kan visa på pondus om det spårar ur
Det sistnämnda kräver ett hårdare grepp i dirigentpinnen. En av de vanligaste situationerna till detta grepp är att dina åhörare behöver tystat på ett snyggt sätt, alltså att du avbryter dom i tid om du anser att några av punkterna ovan missbrukas.
Här kommer fem snabba tips till hur du kan avbryta dina lyssnare fysiskt eller digitalt:
1. Avbryt under en lucka. Vänta in ett mellanrum hos din motståndare för att ta över samtalet. Det kan vara en konstpaus eller om personen tar sats för att fortsätta sitt resonemang. Tre bra avbrytarrepliker är: "Jag avbryter här.", "Jag kommer att avbryta er nu.", eller" Vi sätter stopp här."
2. Länka till ett nyckelord. Om inte luckan kommer hitta ett ”nyckelord” som du kan spinna vidare på, t ex om personen pratar om ”schema” kopierar du ordet, avbryter mitt i motståndarens prat med repliken: "när du sa schema tänkte jag på …" sedan tar du det vidare i till ditt ämne.
3. Avbryt! Det är inte fel att brutalt bryta samtal och diskussioner, alltså inte vänta på paus, inte länka med nyckelord, men - använd denna teknik med sunt förnuft när situationen kräver det. Använd t ex avbrytarreplikerna ovan.
3. Höj rösten! Rösten är en avgörande faktor i konsten att avbryta speciellt i början på meningen för att du ska få gehör. När du fått uppmärksamheten ska du sänka styrkan.
4. Visa inga tveksamheter. Avbryt med pondus. Om du visar osäkerhetssignaler och låter tveksam i din avbrytarreplik kommer du att är det mycket svårare att få ordet. Var tydlig och bestämd!
5. Avbryt med en gest och ögonkontakt. Om du avbryter med en förstärkande gest får du snabbare ordet. Gester signalerar aktivitet och engagemang. Använd gesten tillsammans med att du håller ögonkontakt med dom du vill få uppmärksamhet ifrån. Håll inte kvar ögonkontakten för länge hos motståndaren.
Det tar bara 3 sekunder. Ett leende. Hålla upp dörren för någon. "Ursäkta, du tappade handsken". Gästerna först. "Vill du ha en kaffe?" Alla dessa exempel är vårt svenska "vett och etikett" på engelska heter det "etiqutte" eller "common sense". Ordet common betyder allmän och gemensam. Gemensam, alltså om vi är artiga mot varandra så får vi mer gemenskap och inkluderande kommunikation? "Ethos" är ett begrepp i retoriken som betyder trovärdig karaktär, för att uppfylla ehtos behöver man vara artig och ha ett gott syfte med sitt budskap. Gott syfte till fler än dig själv:-) Det tar bara tre sekunder att vara trevlig. Du kan säga det eller skriva det. Om vi nu skippar handslaget kan vi ersätta det med en artig fras och en vänlig blick. Här får du några att välja mellan:
God morgon, God eftermiddag, God kväll, God natt, Trevlig dag, Trevlig kväll, Trevlig helg etc.
Nöjet är på min sida, Ett sant nöje, Ett nöje, En ära, Angenämt
Hur kan jag hjälpa dig? Finns det något jag kan göra?
Ser fram emot ... Det ska bli trevligt att ...
Slå dig ner, Önskas en kopp kaffe/te/vatten, Får jag bjuda på en kopp, Får det lov att vara ...
Välkommen, Välkommen tillbaka, Välkomna
Varsågod!
Bra jobbat, Snyggt gjort, Grymt av er, Vänligt!
Trevlig helg, Glad Påsk! Trevligt att träffas, Ha en bra dag, Fortsatt trevlig dag
Tack, Tack för nu, Stort tack, Tack för hjälpen, tack för ert: engagemang/ert arbete, era insatser, era frågor
Vänliga hälsningar, Med vänliga hälsningar, Allt gott, Ha det fint, Må så gott, Bästa hälsningar, Varma hälsningar
När vi håller en presentation, en utbildning eller ett samtal har vi nytta av behärska två lägen: Första läget: Ta kontrollen, dvs du tar plats, pratar till punkt - du är experten. Det andra läget: du ger dina lyssnare kontrollen, släpper fram andra experter. Behärska båda lägena. Byt läge utifrån vilken situation du är i och beroendes på vilket syfte du har med ditt budskap.
"Det här var inte bra." "Nästa gång kan du göra ...". "Det du sa på mötet var ju inte så ..." " Du missade att ..."
När vi blir ifrågasatta kan vi lätt känna oss kränkta och hamna i en försvarsattityd, dvs att vi börjar förklara och försvara vårt handlade, vår tanke eller vårt förslag. När vi hamnar i det läget känns det oftast naturligt att berätta varför vi agerat så. Ibland trappar vi upp och ger mothugg genom att vi börjar ifrågasätta den som ifrågasätter "Ja men du sa ju själv att ..." dessa reaktioner resulterar sällan i något konstruktivt.
Byt ut ordet "ifrågasättandet" till "feedback". Det kan vara skönt att byta ut "ifrågasättandet" och "kritiken" till begreppet "feedback" för att neutralisera det som sägs och lyssna med andra öron, kan det vara så att du/vi missat en detalj? Har vi glömt bort mottagarens perspektiv, har vi tänkt för snävt?
Acceptera känslor och reaktioner när vi blir ifrågasätta. Skuld och skam, chock, irritation, ilska, hög puls och tunnelseende. Dessa känslor är helt normala att känna, låt dom finnas där en kort stund och acceptera dom- men fastna inte i känslan utan gå vidare till stegen nedan.
Här kommer en checklista som du kan följa i "ifrågasättandet":
1. Andas: ta ett andetag när du blir ifrågasatt och accpetera obehagliga känslor.
2. Öppet mindset: ställ om till ett nyfiket-, öppet-, och lyhört sinne.
3. Lyssna på vad som sägs: alltså ifrågasättandet och feedbacken. Låt bli att avbryta, låt personen tala till punkt.
4. Förstå vad som sägs: ställ öppna frågor: Hur menar du? Vad var det specifikt som du tyckte...?
5. Välj sedan mellan fyra val. När du nu har förstått innehållet av ifrågasättandet kan du bemöta med:
Bemöta med fakta, bakgrund och situation - kort och gott hur du gick tillväga och vad som styrker ditt budskap.
Bemöt med ett tack! I bland kan kritiken vara befogad. Ta emot den och tacka och ta vara på den pusselbiten du kanske saknade.
Bemöta med tystnad och reflektion, dvs att du behöver tid för att tänka igenom, tid för att processa innan du återkommer med svar. Få råd från respekterade, pålitliga personer omkring dig och skaffa dig flera perspektiv. erfarenheter och fakta.
Bemöta med en bestämd men vänlig stoppskylt. Om du snabbt bedömmer att du vill stoppa diskussionen gör det professionellt och snyggt: med beslutsam pondus.
Oavsett vilken av dessa tre val du väljer så blir det konskekvenser av ditt bemötande. Var realistisk och gör en konsekvensanalys: Vad vinner jag/vi på mitt val av bemötande, vad förlorar jag/vi.
Jag hör kattluckan upp och ser i ögonvrån hur vår katt Juni travar in i min digitala studio hemma med högburet huvud för att orka hålla kvar den sprattlande musen.
Nej, inte nu! tänkte jag. Jag var mitt i introduktionen på en digital retorikutbildning. En annorlunda oförutsedd händelse där privatliv möter arbetsliv. Vad blev effekten för mig? Jo jag blev lite okoncentrerad, fick be om ursäkt för min katts brutala sätt att få frukost (efter att jag hörde en deltagare brista ut i sympati för musen "Stackars mus - du får göra dig av med kattluckan"). Jag var tvungen att ta en paus i en del av programmet där man inte ska bryta, ett läge in början av en sammankomst där jag som mötesledare presenterar agenda etc - och det viktigaste av allt - skapar god trygg stämning och försöker få ihop gruppen.
Här kommer tipsen hur vi kan se på oförutsedda händelser, pinsamheter och överraskningar som drabbar oss under talsituationer, t ex möten och presentationer online eller fysiskt:
Tabbe i rutan: Om du inte har katt- och råtta-lek i skärmen kanske du råkar ut för andra privata pinsamheter: i din bakgrund går din partner omkring med morgonrock (kl.är 14.00). Eller så kommer din tonåring in med middagsfrågor och meddelar att kylskåpet gapar tomt - som vanligt. Vad göra? Stäng av ljud och kamera och styr upp (informera om du behöver ta en paus) gå tillbaka till mötet när du har kontroll över situationen.
Pinsamma ljud: På online-mötet sitter du och nynnar - plötsligt hör du ditt namn: "Du har glömt att stänga av mikrofonen!". Vett och etikett först: be om ursäkt och vänd den pinsamma tanken till "Ett annorlunda bidrag och underhållande inslag på det slentriana långsamma mötet:-)
Blackout: Det blir svart, tomt och minnet sviker oss av rädsla, stress och okoncentration. Lugn. Det är helt normalt, händer oss alla. Normalisera, gör ingen höna av fjädern. Ta reda på var du var innan, fråga någon, titta i minnesanteckningen. Behåll lugnet, ta konstpaus, skippa långa ursäkter, ge kort information om läget: "Kan vi hoppa till nästa punkt så återkommer jag?".
Fläckar och rosor: Att lämna flocken och ta plats, säga något som ogillas eller möta andras nyfikna, granskande blickar sätter olika avtryck: svettrosor, flammiga fläckiga halsar, blodröda ansikten, svettiga händer, rinnande näsor, harklande halsar, flackande blickar, skakiga kroppsdelar. Alla dessa biverkningar är helt normala. Din hjärna meddelar din kropp om att fly, frysa till is, eller fightas - helt normalt! Normalisera dina biverkningar, du är inte ensam, vad gör det om 100 år? Förebygg med olika insatser där det fungerar: kläder som t ex täcker rosor och fläckar ... ett glas vatten i närheten, träna träna och träna dig i att kliva fram och ta plats. Glöm inte att också mentalt förbered dig på att det är helt ok att det inte alltid blir som man har tänkt sig:-)
Sammanfattningsvis, att göra en tabbe är mänskligt därför behöver vi hjälpas åt att avdramatisera oförutsedda händelser. Gör ingen grej av det, ge en stödjande blick till den som hamnat i knipa istället för en störig blick, ge en stödjande kommentar istället för en stickig kommentar, ge en vänlig blick istället för en hånfull blick för nästa gång kanske det är du som sitter i klistret ...
Ibland är det mest effektivt att säga … ingenting. Justin Trudeaus 21 sekunder långa tystnad, efter frågan vad han tycker om tillståndet i USA och Trumps agerande, var ett tydligt maktspråk. Kommer konstpausen att gå till historien? Vi frågade retorikexperten Nina Buchaus. Länk till talet
Nina tycker samtidigt att Kanadas premiärminister gör ett bra jobb med konstpauserna när han väl börjar tala: det är retoriskt snyggt, han verkar eftertänksam och signalerar trots allt kraftfullhet. – En lyckad konstpaus handlar om närvaro. Jag får inte stå och tänka på kvällens middag, ögonkontakt och ansiktsuttryck gör hela tricket, säger Nina Buchaus.
Varför är det svårt med konstpauser?
– Vi är inte vana vid att vara tysta, och att vara tyst samtidigt som man har förväntningar på sig är tufft. Men det coola är att man har makten i tystanden. Alla är rädda för människor som inte pratar. Det finns många fördelar med att lära sig att konstpausa när man förmedlar viktiga budskap, säljer, pratar om något invecklat, i en stressad situation eller vill bli uppfattad som intelligent. Fyra till fem konstpauser per minut och man upplevs som mer övertygande enligt en amerikans studie.
När blir pausen ohyfsad?
- Det är skillnad på tystnad i tal och i lyssnande situationer. T ex i en lyssnande situation där man vill väl, då kan man ju inte bara vara tyst. Där behövs bekräftandesignaler. Det är bara riktigt otrevligt. I en talande situation kan det uppfattas ohyfsat om pauserna är för långa - då uppfattas du som dryg.
Vem är bra på konstpauser?
– Jag hade velat ge dig flera aktuella talare som kan behärskar konstpausen. Men tyvärr så lyser de med sin frånvaro. Om vi tittar på t ex Trump, när han väl är tyst en stund så visar han ett förfärligt ansiktsuttryck, nonchalant och arrogant, som gör att det känns som en härskarteknik. Jämför med Obama som uttryckte bonus. Så mycket bättre, säger Nina Buchaus.
Dålig då?
– Stefan Löfven, han pausar alldeles för sällan och är då tyst i någon mikrosekund.
Artikeln är skriven av Mari Janson, Redaktör Klintberg Niléhn AB
Tycker du att det är svårt att avbryta någon som pratar? Tycker du att det är ohyfsat att någon avbryter dig? Alla hamnar vi i situationer där vi få kämpa extra för att behålla ordet eller kämpa extra för att avbryta någon. I den senaste amerikanska debatten mellan Trump och Biden stängde man av mikrofonen på den talare som ej hade ordet och debatten blev mer saklig än den tidigare som blev hätsk och emellanåt otrevlig men också livlig. Så vad är rätt och fel, är det ok att avbryta, när ska man göra det i så fall och hur gör man då?
Rätt att avbryta någon:
Om talaren pratar över sin taltid. Om man tydligt har kommit överens om vikten av att alla får tala till punkt, t ex vid mer formella situationer.
Om man tydligt har kommit överens om VAD man ska tala om och talaren ändå bryter detta och talar om annat som inte ger något/utvecklar något, t ex sidospår, något helt annat
Om någon gör ett påhopp, oproffsigt och otrevligt
Om man som lyssnare inte förstår budskapet och man behöver verkligen avbryta med en fråga för att förstå
Om man är i ett mer informellt sammanhang med mingel-känsla eller i mindre strukturerade sammanhang
Mindre rätt att avbryta någon:
Om talaren äntligen har fått modet och börjat prata
Om talaren pratar om något svårt resonemang eller väldigt känslomässigt
Om talaren håller en monolog, t ex hyllningstal: fest, dop, begravning, bröllop
Om talaren håller ett brandtal t ex motiverande, peppande eller vädigt allvarsamt prat
Hur gör du när du ska avbryta?
Vänta på en lucka och kliv in med "Usäkta/Förlåt jag skulle vilja ..."
Inte alltid nödvändigt att be om ursäkt, utan ta ordet - kliv in i samtalet - vänta inte på en lucka!
Avbryt på ett trevligt sätt: lägg ut en brygga: om talaren pratar om "samarbete" så säger du "appropå samarbete ..." hitta en förankring till ditt ämne
Höj röststyrkan! Då får du uppmärksamhet samtidigt som du söker ögonkontakt med lyssnarna
Använd en gest för att få uppmärksamhet - håll kvar gesten tills lyssnarna sätter fokus på dig!
Att mötas digitalt skapar distans i det mänskliga mötet. Ta bort distansen genom att skapa närvaro. Närvaro kommer inte av sig själv utan det är något vi får jobba med under mötet. Närvaro ger bra effekter: man är närvarande:-). Man håller sig piggare. Man får med sig mer av mötet. Man känner sig mer delaktig. Tipsen nedan är till dig som leder möten och till dig som vill dra ditt strå till stacken!
Först innan tipsen:
Vad är närvaro? Medvetenhet om det som händer i nuet
Varför är det viktigt med närvaro? För annars är vi i nästa handling, vi tänker på det som ska hända eller bakåt i handlingen, tänker på det som hänt. Och vi vill ju vara här och nu!
Och nu till tipsen. Åtta steg till närvaro:
Ha koll på vilka som är med - det är mycket trevligare om du vet vilka som är med på mötet. Ta dig en titt runt. Föreslå gärna en check-in, att deltagarna presenterar sig kort.
Välkomna och tack - artighetsfraser skapar närvaro. Vett och etikett gillar vi! Börja med "God morgon och välkomna" och avsluta med "Tack för mötet och jag önskar er en fin dag!".
Planera in en fråga - timingen kan vara svår för spontanitet online av olika orsaker t ex så missar vi små nyanser i mimiken och kroppspråket därav är det svårare att kliva in. Tips: använd handuppräckningssymbolen eller räck upp handen så den syns i kameran. Planera in någon fråga som ger nytta till ämnet och agendan - det väcker närvaro.
En riktig hand - är ni få som deltar i mötet kan det vara mer närvaroskapande att räcka upp sin riktiga hand när man har en fråga. Är ni många? Använd handsymbolen.
Ta ton och dela med dig - tack och lov så har vi fortfarande våra egna röster online. Våra röster är personliga och unika. Hur skulle ett möte låta om vi hade "digitala röster". Tips: ta din ton och nyansera din röst efter vad du pratar om. Sprid sol med din röst om det är kallt och rått ute. Sprid lite allvar med din röst om du vill uttrycka dig bestämt!
Sprid positiv feedback - ord som t ex: bra, härligt, toppen, grymt, fantastiskt, super, trevligt, strålande. Dessa ord sprider glädje och energi. Gör någon - eller många glada och skapar närvaro.
Stäm av närvaron - någon gång då och då kan du checka av om du har alla detagare med dig genom att säga: "Är ni med så nicka eller säg: JA!".h
Tysta tillsammans - att skapa en trevlig atmosfär med närvaro sker stegvis, ibland går det fort och ibland långsamt. När du har kommit till det steget att du har fått ihop deltagarna och stämningen är bra och accepterande kan du lägga in fler konstpauser/tystander mellan budskapen, det mår vi alla bra av. Om du missar stegen och om det är stelt och spänt så blir tystnaderna "pinsamma" och jobbiga.
Alla vill vi bli bekrätade i olika doser. Om du vill bidra till en roligare och trivsammare jobbstart behöver du dosera bekräftelse. Retorikens begrepp "movere" betyder att beröra samt "pathos" att skapa känsla. Det är just detta du sprider när du använder tipsen nedan. Vad väljer du :-( ELLER :-) ?
:-( Gå förbi kollegan med blicken på allt annat än just kollegan ELLER :-) Stanna upp, se kollegan i ögonen och småprata
:-( Ha ett stoneface när du hälsar ELLER :-) Lee / dra på mungiporna när du hälsar
:-( Prata bara med den du gillar mest ELLER :-) Inkludera alla när du pratar med flera
:-( Säg att du inte hälsar i hand pga corona ELLER :-) Bestäm dig för vilket sätt du hälsar, ersätt handslaget med en trevlig gest!
:-( Säg något slentriant som "Jahha nu är man tillbaka med ett suck ELLER :-) Ha en lista av trevliga artighetsfraser: roligt att se dig, hoppas att du hade en fin semester, känns bra att vara tillbaka, du ser utvilad/pigg ut etc.
:-( Prata bara om hur DU har haft det - gärna detaljerat ELLER :-) Börja med att ställa frågan till kollegan och bekräfta med hummanden och följdfrågor
:-) Gå själv till kaffeautomaten och ta en kopp till bara dig ELLER :-) Erbjud att hämta en kopp till kollegan eller gå tillsammans och fika
Allt gott från Nina Buchaus, retorikkonsult och föreläsare
Samtalsklimatet är tuffare och aggressivare i dag. Det är inte endast diskussioner på nätet som blivit allt hårdare utan det speglar även det övergripande samtalsklimatet negativt. Samtal i affekt tar och ger dålig energi som resulterar i ohälsa i form av utmattning, stress och oro. I dessa situationer är det viktigare än någonsin att förstå hur man bemöter människor på ett konstruktivt sätt, särskilt när de är upprörda eller arga. Effektivt bemötande kan bidra till att lugna situationer, minska konflikter och bygga starkare, mer positiva relationer.
Under ett internationellt toppmöte i FN:s högkvarter hösten 1960 avbröt sovjetledaren Nikita Chrusjtjov diskussionen med ett bankade i bordet med sin sko! Chrusjtjov tappade fattningen och avbröt den pågående diskussionen med sin skoattack där FN:s generalsekreterare Dan Hammarskjöld deltog. Lär dig att behärska konsten att avbryta så slipper du ta av dig skorna. 
