En vanlig fråga under mina utbildningar är hur man ska ge svar på tal? Jag vill jag ge dig tips och tänk till situationer där du får frågor, kritik och när någon uttrycker sig plumpt.
Först, vad är ”Svar på tal?”
”Svar på tal” är när du uttrycker dig med ett kort och skarpt svar på en kommentar som skaver. Mitt tips är att alltid börja med steg 1 och 2 nedan innan du ger svar på tal. Målet är att bemöta proffsigt i stället för att använda reptilhjärnan – att gå på impuls.
Steg 1 Stanna alltid upp – andas tre sekunder: få tid att tänka till för att släppa ut grodan ur munnen. Tänk: Hur bemöter jag detta professionellt? Vad ska jag säga?
Steg 2 Vinn mer tid med att ställa en öppen fråga t. ex: ”Vad sa du?” eller ”Hur menar du då?” Med en kort öppen fråga får du chansen att få mer information som underlag för ditt svar.
Steg 3 Svara mellan tre alternativ: 1. Svara på frågan utifrån den information du fått i frågan. 2. Svara med att du inte har svaret och ge eventuellt kort information om varför t. ex: ”Jag har inte svaret nu - jag får återkomma till dig om en vecka.” Eller om du inte kan svaret: ”Jag kan inte svara på det eftersom jag inte har den kompetensen/rollen.” 3. Svara med ”Svar på tal”. Trots att du gett personen en andra chans att omformulera sig så skaver hens fråga. Bemöt med ”svar på tal”: uttryck dig kort och skarpt. Exempel: Om någon säger “Det är typiskt dig att ta det så seriöst.” Svara: ”Stämmer, det här är viktigt.” Eller endast med: ”Stämmer”, med det superkorta svaret sätter du också punkt.
Att tänka på
Behåll lugnet i rösten: tala långsamt och med få ord. Behåll lugnet i kroppsspråket.
Att känna till dina impulshandlingar
Det är lätt att gå på impuls och kasta en paj på den som ställer en skavig kommentar. Stärk din pondus och agera proffsigt i stället. Grunden är att ge sig tid att reflektera vad personen säger och sedan bemöta hen i de tre stegen ovan.
När frågor blir kritik
Öppen fråga: innehåller ett frågeord: vad, var, vem, varför, vilka, hur. Syftet är att utforska och få information om något.
Stängd fråga: syftet är att verifiera eller kontrollera: börjar ofta med ord som: Är … Har … Får …
Ta ansvar över hur du själv frågar
Ett vanligt misstag där frågan kan uppfattas som kritik är när den får en negativ klang.
Tänk dig, du pratar i telefon och säger: ”Jag hör inte dig, håller du luren fel?”
Mottagaren kan tolka detta som kritik eftersom frågan innehåller två negativa ord: ”inte” och ”fel” plus att det negativa är riktat till personen.
Säg i stället: ”Håller du luren på ett bra sätt?” ”bra sätt” ger positiva signaler till hen.
Alltså undvik negationer i samband med frågor. Uttryck dig med en neutral och vänlig röst. Uttryck dig med ett öppet och vänligt kroppsspråk.
Sammanfattningsvis: Innan du ger svar på tal utforska vad hen egentligen menar med öppna frågor. När du ger svar på tal gör det proffsigt: kort och skarpt. När du inte kan svara säg det kort med eventuellt en kort bakgrund om varför.
"Vem är du? Vem är jag? Levande charader" sjöng Arja Saijonmaa i Melodifestivalen 1987. Refrängen säger något viktigt: för att skapa förtroende behöver vi veta något om personen så vi lita på hen. Om vi inte tänker på vårt första intryck blir mötena: otydliga, trista och ytliga. Är det helt nya kontakter har du användning av tips nedan, även dina kända kontakter behöver omsorg!
Retoriken har begreppet "ethos" som hjälpmedel när vi vill skapa de bästa förutsättningarna för att presentera oss förtroendefullt. Enligt Aristoteles ska du ha tre karaktärsdrag för att uppfylla ett trovärdigt ethos:
Fronesis betyder gott omdöme; det handlar mer om en intellektuell egenskap och innebär att du ska framstå som: kunnig, klok och erfaren.
Areté är ordet för människors moraliska dygder i den grekiska retoriken; antikens fyra grunddygder: vishet, mod, måttfullhet och hederlighet.
Eunóia innebär att du ska visa välvilja och omtanke om din publik, genom att kommunicera med dem, skapa relation, visa engagemang och empati m.m.
12 tips till att bygga ett starkt ethos i början av en kontakt eller möte:
Blicken: Ge mottagaren en stadig och trevlig blick under åtminstone tre sekunder.
Handslaget: Vänd dig mot mottagaren med hela kroppen och stå stadigt. Ge ett tydligt och trevligt handslag. Ingen död fisk eller dominant tryck.
Nickning eller säg hej med handen: När du presenterar dig digitalt visa hälsning med nickning eller en "hälsande hand".
Le: Kosta på dig ett leende när du hälsar!
Tonen: Rösten är viktig och hur du låter. Slopa den sura tonen - ta fram den trevliga tonen!
Artighet: Använd ord som: "Trevligt att träffas", "Tack för att du kunde komma", Vi har sett fram emot ditt besök", "Välkommen"
Namn: Presentera dig med för- och efternamn. Säg det lugnt och tydligt.
Roll: Om det finns nytta av att presentera din roll och vad du gör - säg det kortfattat.
Referera: Om det finns nytta av att referera till någon säg det, tex: "Jag träffade din kollega/chef på möte X förra veckan."
Det lilla extra: Bekräfta mottagaren med något extra: bjud på en fika, prata om något som du vet att hen uppskattar.
Rum, plats: Är det en ny kontakt? Bjud in hen till rummet och platsen. Ha en tanke med placeringen.
Kallprat: Prata om vardagliga samtalsämnen som värmer upp och ger chansen till varmare kommunikation, tex: väder, resor, mat, lokal etc.
Jag älskar att titta på kattklipp, de där korta filmerna som djurägare filmar och lägger ut. Katten, med sin obrydda och oberoende karaktär är alltid en källa till skratt. Och hunden, med sin behagliga och bekräftande natur, är lika underhållande. Vi kan faktiskt lära oss mycket av dessa två djur när det kommer till kommunikation. Katten och hunden representerar två olika kommunikationsstilar som kan hjälpa oss när vi socialiserar, presenterar och kommunicerar. Olika situationer, olika syften och olika mottagare kräver sin skräddarsydda kommunikation: ibland behöver vi vara som hunden, och ibland som katten!
Är du medveten om hur du balanserar negativa och positiva budskap och signaler? Vi går mot en ljusare tid men har mycket mörker omkring oss. Då är det viktigt att lägga märke till ljusspringorna och synliggöra dem för dina kollegor och kunder.
Ulf Christersson höll tal till nationen i samband med skolattentatet i Örebro och hade fin balans mellan det som gör ont och det som lindrar och ger tröst. Att hålla balansen är viktigt. Om vi penslar för mycket svarta drag tappar vi hoppet - om vi penslar för mycket pastell känns det käckt och klyschigt.
10 tips till att hålla balansen i prat, möten och presentationer
Lägg upp en agenda som har en balans mellan allvar och glädje: Börja din presentation med att presentera agendan och förklara att du kommer att ta upp både utmaningar och positiva aspekter. Detta sätter tonen för ett balanserat innehåll.
Säg peppande ord: När du pratar om framgångar eller positiva aspekter, använd uttryck som :"Vi gör det här tillsammans!", "Vi klarar det här!", eller "Efter regn kommer solsken" för att motivera och inspirera dina kollegor och kunder.
Säg tuffa och allvarsamma ord: När du diskuterar utmaningar eller svårigheter, använd uttryck som "Baksidan är ...", "Ett tufft och krävande arbete", eller "Det är turbulent" för att visa att du tar situationen på allvar.
Variera din röst: Använd en allvarsam röst genom att gå ner i tonläge när du pratar om svåra ämnen, och en motiverande röst genom att gå upp i tonläge när du pratar om positiva ämnen.
Visa med ansiktet om du menar allvar eller glädje: Använd ditt ansiktsuttryck för att förstärka ditt budskap. Glöm inte att dina ögon också kan visa dessa känslor.
Använd öppet och energifullt kroppsspråk: Visa positiv energi genom att använda öppet och energifullt kroppsspråk, och visa allvarsam energi genom att använda beslutsamt och stillsamt kroppsspråk.
Håll balansen mellan positiv och negativ feedback: När du ger feedback, se till att balansera kritik med positiva kommentarer. Till exempel, om du ska ge kritik, säg också något positivt om personens arbete.
Presentera dina positiva skäl för mottagaren: När du argumenterar, förklara vad som är positivt för mottagaren, till exempel "What’s in it for them?"
Presentera också det som kan upplevas som negativt: När du argumenterar, presentera även de negativa aspekterna och förklara hur du/ni tänker hantera dem.
Avsluta möten med en uppmaning till handling - och pepp: Avsluta din presentation med ett positivt och motiverande budskap för att lämna dina kollegor och kunder med en känsla av hopp och värme - men glöm inte att du nu också har sista chansen att uppmana till något viktigt som ska göras!
Fråga Lund är ett underhållande faktaprogram som sändes första gången 1962 och har lång historia med ett grundkoncept som levt kvar - att tittarna ställer frågor till en kunnig och engagerande vetenskaplig panel från Lunds universitet. Experterna får på förhand information om frågorna för att sedan svara tittarna. Du är också expert på det du gör och säkert får du också frågor men ingen förhandsinformation om vilka frågor som dyker upp på mötet eller under presentationen.
Fråga Trump eller Harris
Oförberedda frågor kommer även till politiker. Den 5 november är det val i USA och fram till dess kommer många frågor att ställas till Trump och Harris eftersom svaren hjälper väljarna att rösta rätt. Att svara på frågor proffsigt kräver tålamod och tydlighet. Tålamodet har brustit för Donald Trump. Enligt Politico har Trump avsagt många intervjuer på grund av utmattning, och Kamala Harris har visat att hon behöver tuffa frågor för att leverera enligt SvD.
Fråga dig
Hur svarar du på frågor? Att behärska konsten att hantera frågor och svar är guld värt. Om du tycker frågor är ett nödvändigt ont så motivera dig först med dessa tre skäl:
Du får information och kunskap om något eller någon som du har nytta av
Du visar intresse och skapar relation till någon
Du bryter monolog och passivitet genom att hantera och svara på frågor snyggt. Detta bidrar till en sund kommunikation med högt i tak
Här får du tre olika alternativ för att svara på frågor proffsigt:
Du får en fråga men förstår inte. Du inleder med en öppen fråga för att få mer information innan du svarar: ”Jag hörde inte frågan – vad sa du?” ”Jag förstår inte frågan – vad menar du?” ”Jag hänger inte med – hur menar du?”
Du kan inte – du får inte- du vill inte svara på frågan: Kan inte: ”Jag kan inte svara på den frågan eftersom jag inte har den rollen, kompetensen eller informationen.” Får inte: ”Jag har inte svaret just nu, kan jag återkomma till dig?” eller ”Jag kan tyvärr inte ge dig ett svar som det ser ut just nu.” Vill inte: ”Jag vill inte svara på det.” Eller svara med annat budskap
Du kan, du får och vill svar Här kan du vara expert och uppmuntra den som frågar med repliker som t. ex: ”Vilken bra fråga” och sedan svara: ”Har du något annat du undrar över?” eller ”Fick du svar på din fråga?”. Ett tips! När du svarar håll dig till huvudspåret - håll dig till frågan och ämnet.
Att kunna hantera och bemöta olika frågor är en viktig kompetens. Det är lätt att hitta forum för denna träning: nästa möte, nästa presentation eller nästa samtal
Hoppas dessa tips hjälper dig att kommunicera bättre!
Såg du debatten den 11 september mellan Trump och Harris? Jag har analyserat och samlat de bästa tipsen till dig så du blir medveten om retorikens does and donts.
Debatter och presentationer påverkas av många faktorer t. ex vad man vill uppnå; målet, målgruppen, kontext, situation, behov och örväntningar - dessa faktorer spelar även in i dina debatter och presentationer.
Does
Spelregler: Moderatorerna gick tydligt igenom reglerna för debatten: 2 minuters taltid, hur mikrofonen fungerar och att lokalen inte har publik etc.
Vett och etikett: Harris handhälsning. Vill du skapa förtroende och mod? Skaka hand, stadigt med din motståndare och presentera dig vid namn och håll stadig ögonkontakt.
Skapa ett ethos: trovärdig karaktär. Harris vill skapa sig ett trovärdigt ethos. Hon vill att lyssnarna, väljarna ska få chansen att skapa sig en bild av henne. Att referera till sina erfarenheter och sin kunskap skapar ethos. Publiken får en inblick i vem hon är, vad hon kan och vilka värderingar hon har utifrån sin bakgrund och sina erfarenheter.
Repetera för effekt: Repetition är retorikens moder. Harris repeterade tre budskap: "Donald Trump left us the worst unenployment. Donald Trump left us wtih the worst public health. Donald Trump left us the worst attack on democracy. När du använder repetition i början av budskapet uttrycker du dig med en anafor och det skapar effekt!
Betona med gest och röst: Både Harris och Trump använder gester, men ... Harris gester grundar sig mer i vad hon säger, de är mer uttrycksfulla och varierande. Bli nyfiken på hur du själv använder ditt ickeverbala språk. Titta på t. ex denna debatt och kopiera några gester och äg dom!
Nämn konkreta exempel: Trump och Harris använder riktiga exempel med beskrivande ord för att konkretisera budskapet. Använd ett konkret språk nämn platser, orter, situationer, händelser och känslor för att konkretisera för dina lyssnare.
Donts
Vill du skapa obalans i argumentationen eller diskussionen: Trump bekräftade inte Harris med att vända sig mot henne eller ge henne ögonkontakt. Denna kommunikationsstil skapar distans och arrogans.
Skratta efter din motståndares kommentar: Trumps kommentar "In Springfield they eating there dogs and cats" repliken överraskade Harris vilket resulterade i att hon skrattade. Skratt kan upplevas som hån, men efter en sådan kommentar får man som sändare vara beredd på en reaktion.
Ord skapar konsekvenser: ord skapar känslor och reaktioner. Trumps uttalande om att man äter sina husdjur har skapat negativa konsekvenser: mordförsök, bombhot och oro. Så har du viktiga budskap att förmedla lägg tid till dina formuleringar och stanna upp och tänk på vad orden betyder för din målgrupp.
Bemöta en siffra med ord: Harris bemötte Trumps siffra "80 % av med ordet "högre ..." Förbered dig på motståndarens siffror - alltså bemöt med siffra - det ökar tydligheten och förtroendet.
Skapa oengageman och distans: Trumps mimik är konstant stel vilket upplevs arrogant och mästrande.
Slarva med argumenten: Trump nämner "Two things" när han inleder sin argumentation sedan glömmer han att dela upp de två argumenten. Alltså nämna siffran "För det första ... För det andra". Detta resulterar i att det blir en lång harang av text.
Vill du vässa din retorik och presentationsteknik? Välkommen på utbildning den 29 november 2024 - länk till upplägg och anmälan
Samtalsklimatet är tuffare och aggressivare i dag. Det är inte endast diskussioner på nätet som blivit allt hårdare utan det speglar även det övergripande samtalsklimatet negativt. Samtal i affekt tar och ger dålig energi som resulterar i ohälsa i form av utmattning, stress och oro. I dessa situationer är det viktigare än någonsin att förstå hur man bemöter människor på ett konstruktivt sätt, särskilt när de är upprörda eller arga. Effektivt bemötande kan bidra till att lugna situationer, minska konflikter och bygga starkare, mer positiva relationer.
Jag upplever att det finns för låg kommunikativ kompetens ute på arbetsplatser för att kunna bemöta tuffa situationer i telefon eller face to face. Målsättningen med mina utbildningar är att lära ut verktyg som är enkla att använda direkt efter. Det är inga långa teoripass där deltagarna får endast inspiration och kunskap – utan det är utbildningar som är hands-on: deltagaren får verktyg och prova på plats! Här får du redan nu ta del av av ett av mina bästa tips som hjälper dig att ta ett andetag och tänka till innan du svarar på en fråga eller kliver in i en diskussion:
Bemöt med STAR
Stanna till: andas in ett andetag och var tyst i tre sekunder. Tänk till: vad sa personen eller vad gjorde personen – vad händer? Använd en fråga: ställ en öppen fråga för att få mer information och vinna tid till att förstå t. ex. ”Hur menar du?”. Reagera: svara mottagaren utifrån den information du har fått tydligt och lugnt.
Bemöt med tydlig information
När du besvarar mottagarens behov öka tydligheten i ditt svar med att ge din mottagaren ”steg-för-steg-information” t. ex: ”Det finns två viktiga steg som jag kommer att hjälpa dig med”. Glöm inte att repetera din information för att mottagaren ska komma ihåg det som är viktigt.
Bemöt med en lugn röst
Rösten är extra viktig när du använder telefonen som kommunikationsmedel. Om mottagaren uttrycker sig med en upprörd röst kan du påverka samtalet med att bemöta med en lugn röst, dvs. prata långsamt, vänligt och lägg in konstpauser. Andas tre sekunder emellanåt för att landa i lugnet.
Bemöt med ett lugnt kroppsspråk
Du kan inte ta ansvar över mottagarens sätt att uttrycka sig, men du kan ta ansvar över dig och ditt sätt att uttrycka dig på. Ta kontrollen över dina gester och rörelser. Uttryck dig med få och lugna gester samt långsamma rörelser trots att din spontana känsla och höga puls säger motsatsen.
Bemöt med din favoritfigur
När man blir ifrågasatt och kritiserad under ett samtal är det svårt att inte ta åt sig och känna sig negativt påverkad. För att må bättre och bemöta effektivare prova verktygen som du fått i denna artikel och skapa dig en fantasikaraktär – en favoritfigur! Min är roboten! När jag får de där tuffa samtalen kan jag skydda min ”person” genom att mentalt se mig som en robot som följer checklistan av verktyg för att samtalet ska bli konstruktivt och förhoppningsvis avsluta positivt.
Om mig Nina Buchaus
Nina Buchaus är en inspirerande & pedagogisk föreläsare och utbildare som stärker chefer och medarbetare i kommunikation, bemötande, härskartekniker och retorik. Hon är författare till boken ”Konsten att bli karismatisk – med retorik”. Nina utmanar sig själv och sina deltagare att använda konkreta enkla verktyg för att göra skillnad i resultatet och för att må bättre genom vårt sätt att uttrycka oss.
Information om utbildningen: Bemötande i tuffa situationer" -klicka här!
Tar du för givet att lyssnaren litar på dig? Retorik betyder konsten att övertyga och har metoder som hjälper dig att skapa trovärdighet. Aristoteles uppfann triaden: ethos, logos och pathos, en checklista som ger oss stöd. Denna gång ska jag ge dig en beskrivning på ethos hur du kan göra för att stärka dig.
Ethos – vilken karaktär signalerar du för dina lyssnare - kan man lita på dig?
Det finns många sätt att framställa karaktären av sig själv och sitt budskap. Enligt Aristoteles ska du ha tre karaktärsdrag för att uppfattas som trovärdig:
Fronesis: betyder gott omdöme, det handlar mer om en intellektuell egenskap och innebär att talaren ska vara både kunnig, klok och erfaren.
Areté: är ordet för människors moraliska dygder i den grekiska retoriken; antikens fyra grunddygder: vishet, mod, måttfullhet och hederlighet.
Eunóia: innebär att talaren visar välvilja och omtanke, genom att kommunicera med dem, skapa relation, visa engagemang och empati.
Rent konkret, hur gör jag då för att stärka mitt ethos?
Ethos med Fronesis: Tex. om du ska presentera dig är det viktigt att du kort berättar vad du heter och vad du kan, vad du har gjort tidigare. OBS! Berätta endast vad som är väsentligt, vad behöver de veta för att de ska lita på dig i den specifika situationen. Glöm inte att tala om vad du ska prata om och varför! Håll dig till agendan och klockan!
Ethos med Areté: Ta plats för ditt budskap: visa med ett säkert kroppsspråk, säg något modigt. Uttryck dig med måttfullhet, alltså kortfattat - Voltaire lär ha sagt: "Konsten att tråka ut är att berätta allt." Måttfullhet är också att konstpausa då och då. Visa på hederlighet genom att ta ansvar över dina handlingar.
Ethos med Eunóia: Uttryck dig relationsorienterat: öppet kroppsspråk och öppen röst. Fråga dina lyssnare vad dom förväntar sig av mötet eller presentationen? Lägg in tid för frågor och svar - ta hand om svaren och bekräfta. Le! Se dina kollegor och kunder i ögonen! Berätta något personligt - våga visa dig sårbar på ett starkt sätt.
Kompetensutveckla dig!
Vill du stärka ditt ethos och träna på att ta plats och uttrycka dig tydligt välkommen till min utbildning Retorik och presentationsteknik den 23 april i Stockholm!
Författare till artikeln: Nina Buchaus, Crevi Retorik
Slipp magknip och tunghäfta. Få mer trygghet, tålamod och vaska fram guldkorn i frågestunden
Frågor från lyssnarna är ett naturligt inslag när vi håller en presentation, en utbildning eller ett möte. Under alla år jag har utbildat i presentationsteknik och härskartekniker har jag lagt märke till att mina deltagare har svårt med frågestunden. Det finns flera orsaker till detta - jag har ringat in tre:
Vi tappar kontrollen när vi släpper in någon annan i vår presentation, vårt ämne
Vi tappar tid från vårt planerade upplägg och vår röda tråd
Vi vet inte riktigt hur man gör, allt från vilka frågor man ska prioritera, hur man avbryter långrandig fråga osv.
Dessa tre frågor och svar ger dig en grund till att hantera Q&A muntligt
1. Varför blir jag irriterrad och nervös när jag får en fråga? När du framför ett budskap ser du det i ditt perspektiv: du är insatt i ämnet och har planerat upplägget, frågan känns som att du blir störd i ditt resonemang och tappar kontrollen. Du får svårt att hitta tillbaka till din röda tråd, du känner att frågan låter kritisk - dessa faktorer kan skapa irritation och nervositet.
Svar och tips: Ändra ditt förhållningssätt. Frågor är positivt. Inga frågor: är negativt. Frågor visar på engagemang, dialog och fördjupning av ditt ämne. Kort och gott ändra till en positiv attityd och rusta dig med fler verktyg för att briljera i frågestunden.
2. Måste jag ha en frågestund - när ska jag ha den i så fall? Du kanske tycker att ditt budskap är så tydligt att lyssnaren borde väl ha hyfs och "lyssna klart" då sparar ni också tid. När du presenterar ett budskap sätter du igång en tankeprocess hos lyssnaren: hen vill förstå, kunna lägga till sin erfarenhet och kunskap, känna sig fri att fråga och motsätta sig om hen inte håller med dig.
Svar och tips: Svar ja - du måste ha en frågestund. Planera in en muntlig Q&A. Kort presentation=frågor på slutet. Lång presentation=frågor under tiden eller efter avsnitt. Informera vad som gäller i din inledning och HUR de ska ställa frågan: en fysisk handuppräckning är att rekommendera, eller 🤚Du kan även ge dina deltagare möjlighet att mejla in sina frågor i förväg, eller i chatten om det är digitalt.
3. Hur avbryter jag frågvisa personer på ett proffsigt sätt? Om frågorna haglar över dig eller om du har långrandiga frågvisa personer behöver du fatta tyglarna och bestämma takten - annars kan tiden och din presentation skena iväg. Dina deltagare får förtroende för dig när du avbryter på ett snyggt sätt.
Svar och tips: Om du ska avbryta en fråga behöver du ställa dig två frågor: 1. Kan den ge nytta till presentationen och stämningen? 2. Har ni tid med frågan? Om svaret är nej på båda är det läge att avbryta - proffsigt. Avbryt personen med ett vänligt men tydligt ord tex: "Jag uppskattar att ni ställer frågor men jag avbryter här för att vi behöver gå vidare/sammanfattta/avsluta". Säg det med en bestämd röst, bestämd blick och en bestämd gest.
Avslutningsvis. Vill du bli en stjärna på frågestunden? Gå in och kika på denna kurs. Och glöm inte att frågorna också ger en fingervisning i hur lyssnaren uppfattar din presentation. Du får information som kan vara guld värd!
Under ett internationellt toppmöte i FN:s högkvarter hösten 1960 avbröt sovjetledaren Nikita Chrusjtjov diskussionen med ett bankade i bordet med sin sko! Chrusjtjov tappade fattningen och avbröt den pågående diskussionen med sin skoattack där FN:s generalsekreterare Dan Hammarskjöld deltog. Lär dig att behärska konsten att avbryta så slipper du ta av dig skorna.
När du talar, håller presentationer, leder möten eller framför din åsikt behöver du visa på flera roller av dig. En roll är att du visar omtanke, en annan är att hålla ordning och reda. Du är som en dirigent som sveper fram över din orkester med pinnen som visar på takt, insatser och ton. Som talare behöver du behärska vissa grundregler med pinnen:
Att alla känner sig bekräftade
Att tider och pauser hålls
Att alla får komma till tals i turodning
Att ni håller er till ämnet och syftet
Att du kan visa på pondus om det spårar ur
Det sistnämnda kräver ett hårdare grepp i dirigentpinnen. En av de vanligaste situationerna till detta grepp är att dina åhörare behöver tystat på ett snyggt sätt, alltså att du avbryter dom i tid om du anser att några av punkterna ovan missbrukas.
Här kommer fem snabba tips till hur du kan avbryta dina lyssnare fysiskt eller digitalt:
1. Avbryt under en lucka. Vänta in ett mellanrum hos din motståndare för att ta över samtalet. Det kan vara en konstpaus eller om personen tar sats för att fortsätta sitt resonemang. Tre bra avbrytarrepliker är: "Jag avbryter här.", "Jag kommer att avbryta er nu.", eller" Vi sätter stopp här."
2. Länka till ett nyckelord. Om inte luckan kommer hitta ett ”nyckelord” som du kan spinna vidare på, t ex om personen pratar om ”schema” kopierar du ordet, avbryter mitt i motståndarens prat med repliken: "när du sa schema tänkte jag på …" sedan tar du det vidare i till ditt ämne.
3. Avbryt! Det är inte fel att brutalt bryta samtal och diskussioner, alltså inte vänta på paus, inte länka med nyckelord, men - använd denna teknik med sunt förnuft när situationen kräver det. Använd t ex avbrytarreplikerna ovan.
3. Höj rösten! Rösten är en avgörande faktor i konsten att avbryta speciellt i början på meningen för att du ska få gehör. När du fått uppmärksamheten ska du sänka styrkan.
4. Visa inga tveksamheter. Avbryt med pondus. Om du visar osäkerhetssignaler och låter tveksam i din avbrytarreplik kommer du att är det mycket svårare att få ordet. Var tydlig och bestämd!
5. Avbryt med en gest och ögonkontakt. Om du avbryter med en förstärkande gest får du snabbare ordet. Gester signalerar aktivitet och engagemang. Använd gesten tillsammans med att du håller ögonkontakt med dom du vill få uppmärksamhet ifrån. Håll inte kvar ögonkontakten för länge hos motståndaren.
Det tar bara 3 sekunder. Ett leende. Hålla upp dörren för någon. "Ursäkta, du tappade handsken". Gästerna först. "Vill du ha en kaffe?" Alla dessa exempel är vårt svenska "vett och etikett" på engelska heter det "etiqutte" eller "common sense". Ordet common betyder allmän och gemensam. Gemensam, alltså om vi är artiga mot varandra så får vi mer gemenskap och inkluderande kommunikation? "Ethos" är ett begrepp i retoriken som betyder trovärdig karaktär, för att uppfylla ehtos behöver man vara artig och ha ett gott syfte med sitt budskap. Gott syfte till fler än dig själv:-) Det tar bara tre sekunder att vara trevlig. Du kan säga det eller skriva det. Om vi nu skippar handslaget kan vi ersätta det med en artig fras och en vänlig blick. Här får du några att välja mellan:
God morgon, God eftermiddag, God kväll, God natt, Trevlig dag, Trevlig kväll, Trevlig helg etc.
Nöjet är på min sida, Ett sant nöje, Ett nöje, En ära, Angenämt
Hur kan jag hjälpa dig? Finns det något jag kan göra?
Ser fram emot ... Det ska bli trevligt att ...
Slå dig ner, Önskas en kopp kaffe/te/vatten, Får jag bjuda på en kopp, Får det lov att vara ...
Välkommen, Välkommen tillbaka, Välkomna
Varsågod!
Bra jobbat, Snyggt gjort, Grymt av er, Vänligt!
Trevlig helg, Glad Påsk! Trevligt att träffas, Ha en bra dag, Fortsatt trevlig dag
Tack, Tack för nu, Stort tack, Tack för hjälpen, tack för ert: engagemang/ert arbete, era insatser, era frågor
Vänliga hälsningar, Med vänliga hälsningar, Allt gott, Ha det fint, Må så gott, Bästa hälsningar, Varma hälsningar
När vi håller en presentation, en utbildning eller ett samtal har vi nytta av behärska två lägen: Första läget: Ta kontrollen, dvs du tar plats, pratar till punkt - du är experten. Det andra läget: du ger dina lyssnare kontrollen, släpper fram andra experter. Behärska båda lägena. Byt läge utifrån vilken situation du är i och beroendes på vilket syfte du har med ditt budskap.