När vi håller en presentation, en utbildning eller ett samtal har vi nytta av behärska två lägen: Första läget: Ta kontrollen, dvs du tar plats, pratar till punkt - du är experten. Det andra läget: du ger dina lyssnare kontrollen, släpper fram andra experter. Behärska båda lägena. Byt läge utifrån vilken situation du är i och beroendes på vilket syfte du har med ditt budskap.
"Det här var inte bra." "Nästa gång kan du göra ...". "Det du sa på mötet var ju inte så ..." " Du missade att ..."
När vi blir ifrågasatta kan vi lätt känna oss kränkta och hamna i en försvarsattityd, dvs att vi börjar förklara och försvara vårt handlade, vår tanke eller vårt förslag. När vi hamnar i det läget känns det oftast naturligt att berätta varför vi agerat så. Ibland trappar vi upp och ger mothugg genom att vi börjar ifrågasätta den som ifrågasätter "Ja men du sa ju själv att ..." dessa reaktioner resulterar sällan i något konstruktivt.
Byt ut ordet "ifrågasättandet" till "feedback". Det kan vara skönt att byta ut "ifrågasättandet" och "kritiken" till begreppet "feedback" för att neutralisera det som sägs och lyssna med andra öron, kan det vara så att du/vi missat en detalj? Har vi glömt bort mottagarens perspektiv, har vi tänkt för snävt?
Acceptera känslor och reaktioner när vi blir ifrågasätta. Skuld och skam, chock, irritation, ilska, hög puls och tunnelseende. Dessa känslor är helt normala att känna, låt dom finnas där en kort stund och acceptera dom- men fastna inte i känslan utan gå vidare till stegen nedan.
Här kommer en checklista som du kan följa i "ifrågasättandet":
1. Andas: ta ett andetag när du blir ifrågasatt och accpetera obehagliga känslor.
2. Öppet mindset: ställ om till ett nyfiket-, öppet-, och lyhört sinne.
3. Lyssna på vad som sägs: alltså ifrågasättandet och feedbacken. Låt bli att avbryta, låt personen tala till punkt.
4. Förstå vad som sägs: ställ öppna frågor: Hur menar du? Vad var det specifikt som du tyckte...?
5. Välj sedan mellan fyra val. När du nu har förstått innehållet av ifrågasättandet kan du bemöta med:
- Bemöta med fakta, bakgrund och situation - kort och gott hur du gick tillväga och vad som styrker ditt budskap.
- Bemöt med ett tack! I bland kan kritiken vara befogad. Ta emot den och tacka och ta vara på den pusselbiten du kanske saknade.
- Bemöta med tystnad och reflektion, dvs att du behöver tid för att tänka igenom, tid för att processa innan du återkommer med svar. Få råd från respekterade, pålitliga personer omkring dig och skaffa dig flera perspektiv. erfarenheter och fakta.
- Bemöta med en bestämd men vänlig stoppskylt. Om du snabbt bedömmer att du vill stoppa diskussionen gör det professionellt och snyggt: med beslutsam pondus.
Oavsett vilken av dessa tre val du väljer så blir det konskekvenser av ditt bemötande. Var realistisk och gör en konsekvensanalys: Vad vinner jag/vi på mitt val av bemötande, vad förlorar jag/vi.
Allt gott från Nina Buchaus, retorikkonsult
Jag hör kattluckan upp och ser i ögonvrån hur vår katt Juni travar in i min digitala studio hemma med högburet huvud för att orka hålla kvar den sprattlande musen.Nej, inte nu! tänkte jag. Jag var mitt i introduktionen på en digital retorikutbildning. En annorlunda oförutsedd händelse där privatliv möter arbetsliv. Vad blev effekten för mig? Jo jag blev lite okoncentrerad, fick be om ursäkt för min katts brutala sätt att få frukost (efter att jag hörde en deltagare brista ut i sympati för musen "Stackars mus - du får göra dig av med kattluckan"). Jag var tvungen att ta en paus i en del av programmet där man inte ska bryta, ett läge in början av en sammankomst där jag som mötesledare presenterar agenda etc - och det viktigaste av allt - skapar god trygg stämning och försöker få ihop gruppen.
Här kommer tipsen hur vi kan se på oförutsedda händelser, pinsamheter och överraskningar som drabbar oss under talsituationer, t ex möten och presentationer online eller fysiskt:
Tabbe i rutan: Om du inte har katt- och råtta-lek i skärmen kanske du råkar ut för andra privata pinsamheter: i din bakgrund går din partner omkring med morgonrock (kl.är 14.00). Eller så kommer din tonåring in med middagsfrågor och meddelar att kylskåpet gapar tomt - som vanligt. Vad göra? Stäng av ljud och kamera och styr upp (informera om du behöver ta en paus) gå tillbaka till mötet när du har kontroll över situationen.
Pinsamma ljud: På online-mötet sitter du och nynnar - plötsligt hör du ditt namn: "Du har glömt att stänga av mikrofonen!". Vett och etikett först: be om ursäkt och vänd den pinsamma tanken till "Ett annorlunda bidrag och underhållande inslag på det slentriana långsamma mötet:-)
Blackout: Det blir svart, tomt och minnet sviker oss av rädsla, stress och okoncentration. Lugn. Det är helt normalt, händer oss alla. Normalisera, gör ingen höna av fjädern. Ta reda på var du var innan, fråga någon, titta i minnesanteckningen. Behåll lugnet, ta konstpaus, skippa långa ursäkter, ge kort information om läget: "Kan vi hoppa till nästa punkt så återkommer jag?".
Fläckar och rosor: Att lämna flocken och ta plats, säga något som ogillas eller möta andras nyfikna, granskande blickar sätter olika avtryck: svettrosor, flammiga fläckiga halsar, blodröda ansikten, svettiga händer, rinnande näsor, harklande halsar, flackande blickar, skakiga kroppsdelar. Alla dessa biverkningar är helt normala. Din hjärna meddelar din kropp om att fly, frysa till is, eller fightas - helt normalt! Normalisera dina biverkningar, du är inte ensam, vad gör det om 100 år? Förebygg med olika insatser där det fungerar: kläder som t ex täcker rosor och fläckar ... ett glas vatten i närheten, träna träna och träna dig i att kliva fram och ta plats. Glöm inte att också mentalt förbered dig på att det är helt ok att det inte alltid blir som man har tänkt sig:-)
Sammanfattningsvis, att göra en tabbe är mänskligt därför behöver vi hjälpas åt att avdramatisera oförutsedda händelser. Gör ingen grej av det, ge en stödjande blick till den som hamnat i knipa istället för en störig blick, ge en stödjande kommentar istället för en stickig kommentar, ge en vänlig blick istället för en hånfull blick för nästa gång kanske det är du som sitter i klistret ...
Allt gott från Nina Buchaus, retorikkonsult
Ibland är det mest effektivt att säga … ingenting. Justin Trudeaus 21 sekunder långa tystnad, efter frågan vad han tycker om tillståndet i USA och Trumps agerande, var ett tydligt maktspråk. Kommer konstpausen att gå till historien?
Vi frågade retorikexperten Nina Buchaus.
Länk till talet
Nina tycker samtidigt att Kanadas premiärminister gör ett bra jobb med konstpauserna när han väl börjar tala: det är retoriskt snyggt, han verkar eftertänksam och signalerar trots allt kraftfullhet. – En lyckad konstpaus handlar om närvaro. Jag får inte stå och tänka på kvällens middag, ögonkontakt och ansiktsuttryck gör hela tricket, säger Nina Buchaus.
Varför är det svårt med konstpauser?
– Vi är inte vana vid att vara tysta, och att vara tyst samtidigt som man har förväntningar på sig är tufft. Men det coola är att man har makten i tystanden. Alla är rädda för människor som inte pratar. Det finns många fördelar med att lära sig att konstpausa när man förmedlar viktiga budskap, säljer, pratar om något invecklat, i en stressad situation eller vill bli uppfattad som intelligent. Fyra till fem konstpauser per minut och man upplevs som mer övertygande enligt en amerikans studie.
När blir pausen ohyfsad?
- Det är skillnad på tystnad i tal och i lyssnande situationer. T ex i en lyssnande situation där man vill väl, då kan man ju inte bara vara tyst. Där behövs bekräftandesignaler.
Det är bara riktigt otrevligt. I en talande situation kan det uppfattas ohyfsat om pauserna är för långa - då uppfattas du som dryg.
Vem är bra på konstpauser?
– Jag hade velat ge dig flera aktuella talare som kan behärskar konstpausen. Men tyvärr så lyser de med sin frånvaro. Om vi tittar på t ex Trump, när han väl är tyst en stund så visar han ett förfärligt ansiktsuttryck, nonchalant och arrogant, som gör att det känns som en härskarteknik. Jämför med Obama som uttryckte bonus. Så mycket bättre, säger Nina Buchaus.
Dålig då?
– Stefan Löfven, han pausar alldeles för sällan och är då tyst i någon mikrosekund.
Artikeln är skriven av Mari Janson, Redaktör Klintberg Niléhn AB
Tycker du att det är svårt att avbryta någon som pratar? Tycker du att det är ohyfsat att någon avbryter dig? Alla hamnar vi i situationer där vi få kämpa extra för att behålla ordet eller kämpa extra för att avbryta någon. I den senaste amerikanska debatten mellan Trump och Biden stängde man av mikrofonen på den talare som ej hade ordet och debatten blev mer saklig än den tidigare som blev hätsk och emellanåt otrevlig men också livlig. Så vad är rätt och fel, är det ok att avbryta, när ska man göra det i så fall och hur gör man då?
Rätt att avbryta någon:
- Om talaren pratar över sin taltid. Om man tydligt har kommit överens om vikten av att alla får tala till punkt, t ex vid mer formella situationer.
- Om man tydligt har kommit överens om VAD man ska tala om och talaren ändå bryter detta och talar om annat som inte ger något/utvecklar något, t ex sidospår, något helt annat
- Om någon gör ett påhopp, oproffsigt och otrevligt
- Om man som lyssnare inte förstår budskapet och man behöver verkligen avbryta med en fråga för att förstå
- Om man är i ett mer informellt sammanhang med mingel-känsla eller i mindre strukturerade sammanhang
Mindre rätt att avbryta någon:
- Om talaren äntligen har fått modet och börjat prata
- Om talaren pratar om något svårt resonemang eller väldigt känslomässigt
- Om talaren håller en monolog, t ex hyllningstal: fest, dop, begravning, bröllop
- Om talaren håller ett brandtal t ex motiverande, peppande eller vädigt allvarsamt prat
Hur gör du när du ska avbryta?
- Vänta på en lucka och kliv in med "Usäkta/Förlåt jag skulle vilja ..."
- Inte alltid nödvändigt att be om ursäkt, utan ta ordet - kliv in i samtalet - vänta inte på en lucka!
- Avbryt på ett trevligt sätt: lägg ut en brygga: om talaren pratar om "samarbete" så säger du "appropå samarbete ..." hitta en förankring till ditt ämne
- Höj röststyrkan! Då får du uppmärksamhet samtidigt som du söker ögonkontakt med lyssnarna
- Använd en gest för att få uppmärksamhet - håll kvar gesten tills lyssnarna sätter fokus på dig!
Lycka till!
Nina Buchaus, retorikkonsult och föreläsare
Att mötas digitalt skapar distans i det mänskliga mötet. Ta bort distansen genom att skapa närvaro. Närvaro kommer inte av sig själv utan det är något vi får jobba med under mötet. Närvaro ger bra effekter: man är närvarande:-). Man håller sig piggare. Man får med sig mer av mötet. Man känner sig mer delaktig. Tipsen nedan är till dig som leder möten och till dig som vill dra ditt strå till stacken!
Först innan tipsen:
Vad är närvaro? Medvetenhet om det som händer i nuet
Varför är det viktigt med närvaro? För annars är vi i nästa handling, vi tänker på det som ska hända eller bakåt i handlingen, tänker på det som hänt. Och vi vill ju vara här och nu!
Och nu till tipsen. Åtta steg till närvaro:
- Ha koll på vilka som är med - det är mycket trevligare om du vet vilka som är med på mötet. Ta dig en titt runt. Föreslå gärna en check-in, att deltagarna presenterar sig kort.
- Välkomna och tack - artighetsfraser skapar närvaro. Vett och etikett gillar vi! Börja med "God morgon och välkomna" och avsluta med "Tack för mötet och jag önskar er en fin dag!".
- Planera in en fråga - timingen kan vara svår för spontanitet online av olika orsaker t ex så missar vi små nyanser i mimiken och kroppspråket därav är det svårare att kliva in. Tips: använd handuppräckningssymbolen eller räck upp handen så den syns i kameran. Planera in någon fråga som ger nytta till ämnet och agendan - det väcker närvaro.
- En riktig hand - är ni få som deltar i mötet kan det vara mer närvaroskapande att räcka upp sin riktiga hand när man har en fråga. Är ni många? Använd handsymbolen.
- Ta ton och dela med dig - tack och lov så har vi fortfarande våra egna röster online. Våra röster är personliga och unika. Hur skulle ett möte låta om vi hade "digitala röster". Tips: ta din ton och nyansera din röst efter vad du pratar om. Sprid sol med din röst om det är kallt och rått ute. Sprid lite allvar med din röst om du vill uttrycka dig bestämt!
- Sprid positiv feedback - ord som t ex: bra, härligt, toppen, grymt, fantastiskt, super, trevligt, strålande. Dessa ord sprider glädje och energi. Gör någon - eller många glada och skapar närvaro.
- Stäm av närvaron - någon gång då och då kan du checka av om du har alla detagare med dig genom att säga: "Är ni med så nicka eller säg: JA!".h
- Tysta tillsammans - att skapa en trevlig atmosfär med närvaro sker stegvis, ibland går det fort och ibland långsamt. När du har kommit till det steget att du har fått ihop deltagarna och stämningen är bra och accepterande kan du lägga in fler konstpauser/tystander mellan budskapen, det mår vi alla bra av. Om du missar stegen och om det är stelt och spänt så blir tystnaderna "pinsamma" och jobbiga.
Lycka till!
Nina Buchaus, retorikkonsult och föreläsare
Alla vill vi bli bekrätade i olika doser. Om du vill bidra till en roligare och trivsammare jobbstart behöver du dosera bekräftelse. Retorikens begrepp "movere" betyder att beröra samt "pathos" att skapa känsla. Det är just detta du sprider när du använder tipsen nedan. Vad väljer du :-( ELLER :-) ?
- :-( Gå förbi kollegan med blicken på allt annat än just kollegan ELLER :-) Stanna upp, se kollegan i ögonen och småprata
- :-( Ha ett stoneface när du hälsar ELLER :-) Lee / dra på mungiporna när du hälsar
- :-( Prata bara med den du gillar mest ELLER :-) Inkludera alla när du pratar med flera
- :-( Säg att du inte hälsar i hand pga corona ELLER :-) Bestäm dig för vilket sätt du hälsar, ersätt handslaget med en trevlig gest!
- :-( Säg något slentriant som "Jahha nu är man tillbaka med ett suck ELLER :-) Ha en lista av trevliga artighetsfraser: roligt att se dig, hoppas att du hade en fin semester, känns bra att vara tillbaka, du ser utvilad/pigg ut etc.
- :-( Prata bara om hur DU har haft det - gärna detaljerat ELLER :-) Börja med att ställa frågan till kollegan och bekräfta med hummanden och följdfrågor
- :-) Gå själv till kaffeautomaten och ta en kopp till bara dig ELLER :-) Erbjud att hämta en kopp till kollegan eller gå tillsammans och fika
Allt gott från Nina Buchaus, retorikkonsult och föreläsare
Att presentera siffror och statistik – begripligt!
Vår hjärna och vårt sätt att forma uppfattningar älskar det konkreta och specifika, samtidigt som det har svårt för det abstrakta. Siffror och statisktik kan bli väldigt abstrakt. Ett vanligt misstag är att du som förmedlar detta har jobbat fram resultatet och har benkoll. Men … din lyssnare får höra och se detta eventuellt för första gången.
Här kommer fem tips till begripligare fakta:
- Berätta bakgrunden:förmedla viktig fakta för att lyssnaren ska förstå dina siffror. Berätta gärna syftet med siffrorna, hur du har tagit fram den, vad de ska visa.
- Förklara Y- och X-axeln– vad visar axlarna? Linjer i olika färger? Förklara skillnaderna! Skapa rätt föru
- Sätt din siffra i relation till något annat som lyssnaren kan relatera till: t ex: ”30% av dessa personer har ingen behörighet, det vill säga att vi har cirka 240 personer av våra 800 anställda som behöver utbildas. ”Jämför denna situation med en annan liknande situation.
- Onödiga detaljer? Om det är något i din statistik eller med dina siffror som du tycker inte är viktig i ett sammanhang – säg det, så behöver inte lyssnaren ödsla energi på en onödig detalj.
- Använd en metafor! Bilder konkretiserar. Om du använder ett cirkeldiagram kan cirkeln bli något annat: en tårta, en pizza. Använder du ett stapeldiagram kan staplarna t ex bli: pelare, hus, byggnader etc.
10 säkra sätt att döda intresset
- Gå efter gamla meriter – förbered dig inte på vad du ska säga
- Prata alltid längre än du hade tänkt dig - dra över tiden
- Börja din mening med ehhh eller och ehhh
- Prata i cirklar, gå på stickspår och ta med massor med detaljer
- Håll endast ögonkontakt med dom du gillar extra mycket
- Ställ aldrig några frågor – och om du gör det - lyssna inte på svaret
- Prata med en monoton röst utan pauser
- Skippa kroppsspråket! Det räcker att du rör på munnen
- Prata utifrån ditt egna perspektiv och prata mycket om dig själv
- Generalisera generöst: ”som ni alla vet, ”alla ni tycker … ”eller ”ingen av oss …”
10 säkra sätt att väcka intresse
- Ta dig alltid en tid att förbereda dig på vad du ska säga och hur
- Klockan är ett hjälpmedel. Ha respekt för tiden: din tid och lyssnarnas tid
- Börja ditt budskap med något intresseväckande
- Håll en röd tråd. Håll dig till saken och ta med nödvändiga detaljer¨
- Skapa ögonkontakt med alla dina lyssnare – skapa relation
- Ställ frågor för att involvera och ta hand om svaren du får
- Uttryck dig på ett varierat sätt – håll pauser då och då: 3 sekunder
- Förstärk dina budskap med gester och bekräftande rörelser
- Anpassa ditt budskap efter mottagarens förväntningar och behov
- Inkludera alla genom att ta hänsyn till de olika känslorna och erfarenheterna
Vid livsfara kan vi tänka på ABC: Andning - Blödning - Chock till Cirkulation för att prioritera rätt vid livräddning. När du blir överumplad eller överraskad med en fråga, en synpunkt eller ett påhopp så kan du också tänka på ABC.
Det är skönt att ha en rutiner och strategier, det skapar lugn och trygghet. När vi blir ifrågasatta och överraskade vill vi slippa att hoppa i galen tunna och svara för snabbt och oigenomtänkt. Vi vill vinna tid och vi vill vinna respekt - hur gör vi då? Jo, vi tänker ABC:
- Andas och analysera - du har tid att ta ett djupt andetag på tre sekunder. Använd tystnaden till att tänka och försöka förstå vad personen sa - gå inte i affekt utan gå in i ett neutralt mood
- Bemöt och besvara - svara med en öppen fråga för att vinna tid: t ex "Hur menar du?", "Vad tänker du på då?". Viktigt! Förstå innan du svarar. Är du helt säker på vad personen sa och hur du vill bemöta det så go for it!
- Chock till Cirkulation - om du kommer i chocktillstånd har du all rätt att INTE svara på påhoppet eller frågan. Vinn ännu mer tid och var proffsig och svara med: "Jag vill inte svara på detta nu" / "Den frågan hör inte hemma här" / "För att du ska få ett korrekt svar vill fundera på saken"
