Du andas ut. Din presentation som du förberett i veckor och dagar är äntligen över. Just när du tänker tanken ser du en uppsträckt hand och ett kritiskt ansikte och du hör en fråga som du hade hoppats på att få slippa höra.

Frågestunden har startat. En situation som många fruktar. Eftersom frågestunden inte går att förbereda sig på kan bli fruktsam eller fruktansvärd.

Kan du som håller mötet/presentationen förbereda dig på frågestunden? Jo det kan du visst.

Okej, du kan inte styra över exakt vilka frågor som dyker upp, men du kan planera när frågestunden ska vara, hur den ska gå till och fråga dig själv: vad vill jag uppnå med den?

Styr upp ”vett & etikett” i frågestunden

1. Tänk på klockan! Hur mycket tid har ni till frågor? Hur mycket tid ska en fråga få ta? Styr upp och avbryt om den drar ut på tiden på ett schysst sätt.Informera om att visa respekt för varandra och klockan!
2. Planera och placera! När är det läge att ställa frågor? Genomgående eller innan avslutningen? Informera!
3. Vett & etikett! Hur ska ”vett & etikett” se ut i frågestunden? Handuppräckning eller fritt ord? Informera! 

Styr upp ämnet och syftet i frågestunden

1. Vad vill du uppnå med frågestunden? Ska den syfta till att ni får mer information kring ämnet? Eller ska den syfta till att dina kollegor/lyssnarna ska få säga sitt för att skapa delaktighet?
2. Vilka tänkbara frågor kan dyka upp? Vad finns det för kritik om det jag säger? Vilka attityder finns det om mitt ämne? Om du förbereder dig på vad som kan dyka upp kommer du att utstråla mer säkerhet.
3. Hur ska du styra frågorna så att ni håller er till ämnet? Ska du ha en parkeringsruta på whiteboard/block för att notera frågor som inte hinns med eller som hör hemma i något annat forum? Om du styr upp frågestunden snyggt sparar ni tid och resurser.

Sist men inte minst. Det är du som mötesledare som sätter punkt för diskussionerna och frågorna. Gör det på ett trovärdigt och tydligt sätt: tacka för frågor, för diskussioner, för inputs – och sätt punkt!

Författare: Nina Buchaus, retorikkonsult, Crevi Retorik AB

Hur upplevs dina powerpoint-presentationer?

Varje gång du visar en powerpoint-bild medan du pratar så går lyssnarens fokus från dig till din bild. Människan klarar inte av att lyssna och läsa av bilder samtidigt därför är det viktigt att vi får hjälpmedel i HUR våra bilder ska se ut och i HUR vi ska presentera bilderna. Powerpoints hjälper dig att höja intresset för ditt budskap – OM du gör det rätt.

Intressesänkare

1. Powerpoints med ostrukturerat innehåll

2. Powerpoints med för mycket text

3. Powerpoints med osnyggt typsnitt

4. Powerpoints med osnygga bilder

5. Powerpoint-presentationer där talaren inte interagerar med sina bilder

Intressehöjare

1. Powerpoints med en igenomtänkt struktur: från första bilden till sista

2. Powerpoints med lite text: ta med viktiga rubriker, nyckelord och nyckelsiffror

3. Powerpoints med tydligt typsnitt t.ex. Arial, Cambria och Times New Roman

4. Powerpoints med bilder som stödjer dina resonemang, gärna foton

5. Powerpoint-presentationer där talaren guidar lyssnaren tydligt i sitt bildmaterial

Retorik är konsten att övertyga. Ta hjälp av dessa fem snabba retoriktips om du vill att det du säger ska ge intryck. 

1. Vad vill du säga?

Vad är det viktigaste du vill få fram med ditt prat? Var inte långrandig. Var kort och koncis. Säg vad du ska säga högt för dig själv innan skarpt läge.

2. Starta och landa med hjälp av loopen

Starta och sluta ditt viktiga prat med att väcka intresse – gör en loop. Använd din planerade inledning även i avslutningen. Avsluta med att ta upp något som du började med.

Snabbt spred sig youtube-klippet för cirka två veckor sedan där Colombias president Juan Manuel Santos kissade på sig under sitt tal inför hundratals åhörare. Talet hölls under Santos återvalskampanj i mars. Han verkade vara oberörd, i alla fall enligt reaktionerna, trots den mörka fläcken som växte fram runt gylfen på sinabeiga chinos. Han fortsatte att tala som planerat.

Restaurangbesöket: sallad kontra biff? Frisörbesöket: färgning och slingor kontra det gamla vanliga? Underklädersaffärs-besöket: spets kontra boxer? Finns det då så tydliga skillnader mellan män och kvinnor i retoriken?

Tips & tankar i november

Kunglig jakt på "tics"!

Mitt i älgjakten fick vår Kung uttala sig om en bok "som var till hans ära".

Med ett hårt grepp om pennan, ansträngda sväljningar, upprepade utfyllnadsord
och tankehängmattor la han fram sitt kärnbudskap till journalisterna och oss
hemma i TV-sofforna med metaforen: "Nu vänder vi blad".

Håller du också hårt i pennan när allt ljus är på dig? Eller gör du något annat
som stör kommunikationen? Ok, då har du ett tics.  

I oktobers tips och tankar skrev jag om verbala tics - de som hörs! Nu tänkte jag
skriva om ickeverbala tics - de som inte hörs - men syns!
Så först och främst, vad är ett ickeverbalt tics? 

Ickeverbala tics - de som inte hörs - men syns!
Tänk efter? När du kommunicerar med någon ... ställ dig dessa frågor ...

Håller du på med en penna? Fumlar du med papper? Fixar du med glasögonen?
Grejar du med håret? Kliar du dig i skägget eller i ansiktet? Gör du någon konstig grimas?
Rättar du till dina kläder? Eller pillar du med mobiltelefonen?

Ickeverbala tics stör kommunikationen
När vi använder ett tics-beteende är det som om en orolighet eller otålighet etc. läcker
ut ur våra sinnen. Läckaget stör i kommunikationen. Beroendes på situation resulterar
läckaget i att du inte blir tagen på allvar eller att du verkar vara stressad och 
ointresserad. Vill du skapa närvaro och förtroende? Eliminera ticsen! 

Eliminera i tre steg:

1. Bli medveten om dem
   Det man inte ser kan man inte heller förändra. Fråga någon i din omgivning som du 
   har förtroende för om han eller hon kan ge dig feedback på dina eventuella tics.
   Säg att att du vill veta om du har någon och i så fall vad det är - specifikt! 
    
2. Bli vän med dem
   Ta emot den information du får av din feedback partner - och gilla läget och se 
   humoristiskt på det hela. Gör ditt tics i spegeln och titta hur du ser ut när
   du utför det.  
    
3. Bli av med dem
   När du ditt tics träder fram bryt ner det med något du reagerar på: 1. Säg stopp högt för dig
   själv, framkalla en mental bild samtidigt "stoppskylt". 2. Eller nyp dig själv - diskret ...
   Glöm inte det grundläggande motgiftet: Djupandas mer! Ticsen trivs i spända kroppar med lite syre.
   
   Så ut på tics-jakt och lägg ner lite tid och arbete på dem.
   Sedan kan du njuta kungligt för att du också har vänt på bladet!
   
   
   
    

Hej alla kommunikatörer!

Här kommer månadens tips och tankar från www.creviretorik.se för att du ska bli en bättre kommunikatör!

Månadens tips: Inledningen – en intresseväckare!

Det är en utmaning att få människor att lyssna; eller läsa – med full fokus. Speciellt utmanande är det att få människor att lyssna till något muntligt.
Vi måste skärma av och utestänga alla andra intryck och tankar. Missar vi ett enda led i tankegången, då blir det som följer ganska obegripligt. Därför måste vårt budskap vara lätt och intressant för att vi ska orka lyssna.

De gamla grekerna hade en tre-stegs trappa de följde när de skapade en inledning:

Första trappsteget – skapa intresse!
Andra trappsteget –  skapa välvilja!
Tredje trappsteget –  skapa förtroende!

Hur är dina inledningar? Skapar de nyfikenhet för ämnet? Är de färglösa? Är de formella? 
Här kommer några tips på ord som för framåt i budskapet vare sig det är muntligt eller skriftligt, de kallas för ”sammanhangssignaler” och fungerar som bryggor:
•    Inledningsvis kommer jag att berätta …
•    För det första vill jag sätta fokus på …
•    Jag vill börja med att berätta …

Väck intresse med starten. Var effektiv och kasta inte bort lyssnarens eller läsarens dyrbara tid: lägg lite extra tid på att fundera ut din inledning! Gör den personlig – bjud på dig själv!

Månadens tanke: Nytt år. Nå ditt mål, ditt nya resultat!

Nya mål. Nya resultat. Nya drömmar. Nya insikter. Nya idéer.
Har du något du vill nå/göra/förändra? NÖHR-modellen hjälper dig att nå dit. Tänk så här:

Nuläge: Hur är det nu? Vad ser du? Vad hör du? Vad känner du?
Önskat läge: Vad vill du uppnå? Det här vill jag känna. Så här ska det vara.
Hinder: Vad är det som hindrar dig, står i vägen, bromsar in?
Resurser: Vad kan jag använda mig av? Vilka resurser behöver du?

Ta dig tid. Följ NÖHR-modellen. Tänk först. Skriv sedan ner dina tankar. Modellen hjälper dig att förtydliga och förstärka något du vill uppnå från nuläge till önskat läge. Lycka till!

Hoppas att du får nytta av tipset och tankarna!

Nina Buchaus
Föreläser och coachar i Retorik med NLP