Du andas ut. Din presentation som du förberett i veckor och dagar är äntligen över. Just när du tänker tanken ser du en uppsträckt hand och ett kritiskt ansikte och du hör en fråga som du hade hoppats på att få slippa höra.
Frågestunden har startat. En situation som många fruktar. Eftersom frågestunden inte går att förbereda sig på kan bli fruktsam eller fruktansvärd.
Kan du som håller mötet/presentationen förbereda dig på frågestunden? Jo det kan du visst.
Okej, du kan inte styra över exakt vilka frågor som dyker upp, men du kan planera när frågestunden ska vara, hur den ska gå till och fråga dig själv: vad vill jag uppnå med den?
Styr upp ”vett & etikett” i frågestunden
- Tänk på klockan! Hur mycket tid har ni till frågor? Hur mycket tid ska en fråga få ta? Styr upp och avbryt om den drar ut på tiden på ett schysst sätt.Informera om att visa respekt för varandra och klockan!
- Planera och placera! När är det läge att ställa frågor? Genomgående eller innan avslutningen? Informera!
- Vett & etikett! Hur ska ”vett & etikett” se ut i frågestunden? Handuppräckning eller fritt ord? Informera!
Styr upp ämnet och syftet i frågestunden
- Vad vill du uppnå med frågestunden? Ska den syfta till att ni får mer information kring ämnet? Eller ska den syfta till att dina kollegor/lyssnarna ska få säga sitt för att skapa delaktighet?
- Vilka tänkbara frågor kan dyka upp? Vad finns det för kritik om det jag säger? Vilka attityder finns det om mitt ämne? Om du förbereder dig på vad som kan dyka upp kommer du att utstråla mer säkerhet.
- Hur ska du styra frågorna så att ni håller er till ämnet? Ska du ha en parkeringsruta på whiteboard/block för att notera frågor som inte hinns med eller som hör hemma i något annat forum? Om du styr upp frågestunden snyggt sparar ni tid och resurser.
Sist men inte minst. Det är du som mötesledare som sätter punkt för diskussionerna och frågorna. Gör det på ett trovärdigt och tydligt sätt: tacka för frågor, för diskussioner, för inputs – och sätt punkt!
Författare: Nina Buchaus, retorikkonsult, Crevi Retorik AB