Ge svar på tal!
En vanlig fråga under mina utbildningar är hur man ska ge svar på tal? Jag vill jag ge dig tips och tänk till situationer där du får frågor, kritik och när någon uttrycker sig plumpt.
Först, vad är ”Svar på tal?”
”Svar på tal” är när du uttrycker dig med ett kort och skarpt svar på en kommentar som skaver. Mitt tips är att alltid börja med steg 1 och 2 nedan innan du ger svar på tal. Målet är att bemöta proffsigt i stället för att använda reptilhjärnan – att gå på impuls.
Steg 1
Stanna alltid upp – andas tre sekunder: få tid att tänka till för att släppa ut grodan ur munnen. Tänk: Hur bemöter jag detta professionellt? Vad ska jag säga?
Steg 2
Vinn mer tid med att ställa en öppen fråga t. ex: ”Vad sa du?” eller ”Hur menar du då?”
Med en kort öppen fråga får du chansen att få mer information som underlag för ditt svar.
Steg 3
Svara mellan tre alternativ:
1. Svara på frågan utifrån den information du fått i frågan.
2. Svara med att du inte har svaret och ge eventuellt kort information om varför t. ex: ”Jag har inte svaret nu - jag får återkomma till dig om en vecka.” Eller om du inte kan svaret: ”Jag kan inte svara på det eftersom jag inte har den kompetensen/rollen.”
3. Svara med ”Svar på tal”. Trots att du gett personen en andra chans att omformulera sig så skaver hens fråga. Bemöt med ”svar på tal”: uttryck dig kort och skarpt. Exempel: Om någon säger “Det är typiskt dig att ta det så seriöst.” Svara: ”Stämmer, det här är viktigt.” Eller endast med: ”Stämmer”, med det superkorta svaret sätter du också punkt.
Att tänka på
Behåll lugnet i rösten: tala långsamt och med få ord.
Behåll lugnet i kroppsspråket.
Att känna till dina impulshandlingar
Det är lätt att gå på impuls och kasta en paj på den som ställer en skavig kommentar. Stärk din pondus och agera proffsigt i stället. Grunden är att ge sig tid att reflektera vad personen säger och sedan bemöta hen i de tre stegen ovan.
När frågor blir kritik
Öppen fråga: innehåller ett frågeord: vad, var, vem, varför, vilka, hur. Syftet är att utforska och få information om något.
Stängd fråga: syftet är att verifiera eller kontrollera: börjar ofta med ord som: Är … Har … Får …
Ta ansvar över hur du själv frågar
Ett vanligt misstag där frågan kan uppfattas som kritik är när den får en negativ klang.
Tänk dig, du pratar i telefon och säger:
”Jag hör inte dig, håller du luren fel?”
Mottagaren kan tolka detta som kritik eftersom frågan innehåller två negativa ord: ”inte” och ”fel” plus att det negativa är riktat till personen.
Säg i stället: ”Håller du luren på ett bra sätt?” ”bra sätt” ger positiva signaler till hen.
Alltså undvik negationer i samband med frågor.
Uttryck dig med en neutral och vänlig röst.
Uttryck dig med ett öppet och vänligt kroppsspråk.
Sammanfattningsvis: Innan du ger svar på tal utforska vad hen egentligen menar med öppna frågor. När du ger svar på tal gör det proffsigt: kort och skarpt. När du inte kan svara säg det kort med eventuellt en kort bakgrund om varför.
Lycka till!
Nina Buchaus, Crevi Retorik