Mejlmisstagen med dina kollegor

Skrivet av 
Publicerad i Ninas blogg

Klarnas nya teknikchef, Philippe Vimard, blev inte långvarig på jobbet. I ett mejl till de anställda som undertecknats av vd:n Sebastian Siemiatkowski informerades personalen om att han slutat.

Artikeln har blivit väldigt läst och vi bad därför retorikern Nina Buchaus berätta om de vanligaste mejlfällorna vi gör, med utgångspunkt från Klarna-ledarens mejl.

(Nu vet vi ju inte om Philippe Vimard har fått sparken eller lämnat självmant – men tipsen gäller vid båda fallen).

“Oavsett situation lönar det sig att inleda med att sedvanligt tacka personen, så mejlet börjar i god ton. Men sen vänder det snabbt och tonen blir en helt annan. Jag får känslan av att flera författare har varit inblandade utan att synkronisera med varandra”, säger Nina Buchaus.

Uttryck dig inte i dubbla budskap

"Det är generöst att börja med att tacka honom, men fortsättningen på mejlet ger dubbla budskap. Är det kritik mot honom? Det framgår inte riktigt. Om det är det så är det inte schysst eftersom han inte kan försvara sig. Det kan tolkas som att han inte gjort allt det där som står i mejlet – inte anpassat sig, presterat 100 procent eller varit lika besatt av produkten som Sebastian".

Vem är avsändaren?

“Mejlet har undertecknats av Sebastian Siemiatkowski men det står inte “jag” någonstans och därför känns det inte trovärdigt utan mer som ett ihopklipp. Många ledare är väldigt personliga på Twitter och i poddar men när det kommer till att skicka ut mejl till personalen så blir man plötsligt superformell och anonym. Det räcker inte med att bara underteckna med sitt namn”.

Vem är mottagaren?

“Jag är nyfiken på vilka i Klarna som fått mejlet, det framgår ju inte om det är alla på företaget. Överlag när man kommunicerar internt så är det viktigt att tänka på vem man skriver till. Att bara nämna, eller rikta sig till exempelvis ledningsgruppen, är ett stort nej om man vill nå fram till alla anställda i företaget. Det ger en känsla av utanförskap”.

Piska lagom – peppa mer

“Att någon lämnar företaget är en tråkig nyhet i sig, och sedan innehåller mejlet flera värdeord som “prestera optimalt”, “inte gott nog”, “besatthet”, “diciplin” och “måste vi alla”. Man känner att piskan är framme och pepp saknas. Det är viktigt att mejlet avslutas med något positivt så att man lämnar kvar en bra känsla. Att lyfta sig och förbättra sig samt förändra bankvärlden om fem år är ju lite åt det hållet, men det krävs mer. Man kan till exempel lyfta fram något som har varit bra under den senaste tiden, något som man lyckats med. Om mejlet avslutas så som det är översatt på er sajt så kan personalen i värsta fall läsa det som ett hot – presterar inte jag 100 procent och så vidare, så får jag också gå".

Förhindra ryktesspridning

"Sådana här mejl som handlar om uppsägningar blir ofta snackisar i fikarummet. För att stilla frågehungern hos folk kan man tillägga “i nuläget kan vi inte ge mer information utan vi återkommer nästa vecka”. Man kan också meddela att personalen kan vända sig till sin avdelningschef om de undrar över något. Då gäller förstås att man har förberett dessa personer med vad de får gå ut med och inte".

Inled bra och skrik inte

"När det gäller ämnesraden är vi urusla på att vara kreativa. Den bör vara kort, tydlig och innehålla det viktigaste som mottagaren behöver veta. Hen ska vilja öppna mejlet, det ska inte kännas som ett knivhugg. Det ska vara kort och ha en schysst ton. Har man tillsatt en ersättare så kan ju ett exempel vara: “Nu siktar vi mot 2022 med ny teknikchef”.

Andra saker som generellt är bra att tänka på är att inte använda versaler, flera utropstecken eller frågetecken på rad. Det kan uppfattas som att du “skriker”.

 

Artikeln är skriven av Sara Lindmark, läs hela artikeln på Breakit

 

Läs 449 gånger Senast ändrad tisdag 05 sep 2017
Betygsätt den här artikeln
(0 röster)
Nina Buchaus

Nina Buchaus. Nina är fil. kand. i retorik. Certifierad i NLP Master Practioner, Effective Charismatic Leadership och Group Dynamics för Michael Grinder, USA. Utbildning inom pedagogisk drama och röstutveckling SMI Stockholm. Hon har ett coachande förhållningssätt som utbildare. Ninas utbildningserfarenhet har hon skaffat på SAS Flight Academy där hon jobbade som instruktör och senare tid som utbildningskonsult.

Logga in för att kunna kommentera

Blogg nytt

Kommentarer